Die EU-Apostillenverordnung trägt dazu bei, den grenzüberschreitenden Urkundenverkehr zwischen den Mitgliedstaaten innerhalb der Europäischen Union zu erleichtern. Durch sie soll der Verwaltungs- und Kostenaufwand für EU-Bürgerinnen und -Bürger im grenzüberschreitenden Rechtsverkehr verringert werden. Bestimmte in einem EU-Mitgliedstaat ausgestellte öffentliche Urkunden sind danach auch ohne Apostillierung in einem anderen Mitgliedstaat als echt anzuerkennen. Erfasst werden von der Verordnung insbesondere Urkunden aus dem Personenstands- und Meldewesen wie Geburts- und Sterbeurkunden, Eheurkunden, Urkunden über Namen, Staatsangehörigkeit, Ehescheidung und Wohnsitz, aber auch Urkunden über die Vorstrafenfreiheit (Führungszeugnisse).

Vorteile

Neben dem Wegfall der Apostille bietet die Verordnung den Vorteil, dass bei bestimmten Urkunden (nämlich Geburts-, Sterbe- und Eheurkunden, Ehefähigkeitszeugnissen, Lebenspartnerschaftsurkunden, Bescheinigungen zur Begründung einer Lebens­partner­schaft, einfache und erweiterte Meldebescheinigungen sowie Führungszeugnissen) im Regelfall auch eine Übersetzung der Urkunde entbehrlich ist. Stattdessen kann auf Antrag den betreffenden Urkunden ein mehrsprachiges Formular als Übersetzungshilfe bei­gefügt werden. Dieses spiegelt den Inhalt der öffentlichen Urkunde wieder. Die Urkunde kann hiermit ohne Einholung einer weiteren Förmlichkeit bei einer Behörde eines anderen EU-Mitgliedstaats vorgelegt werden. Letztlich hat aber die Behörde, der die öffentliche Urkunde vorgelegt wird, darüber zu entscheiden, ob die in dem mehrsprachigen Formular enthaltenen Informationen für die Zwecke der Bearbeitung dieser öffentlichen Urkunde ausreichend sind.

Formulare

Die Formulare für die Ausstellung eines mehrsprachigen Formulars sind auf dem Europäischen Justizportal abrufbar und können dort auch anhand von dynamischen Formularen ausgefüllt werden.

Der bisherige Weg über das Anbringen einer Apostille bleibt unberührt. Es kann somit alternativ auch eine Apostille beantragt werden.

Zweifel an der Echtheit einer Urkunde

Bestehen im Verwendungsstaat Zweifel an der Echtheit der vorgelegten Urkunde, so können diese in einem vereinfachten Verfahren überprüft werden. In der Verwaltungszusammenarbeit soll hierfür das mit der Verordnung (EU) Nr. 1024/2012 eingerichtete Binnenmarkt-Informationssystem ("IMI") genutzt werden.

Die Überprüfung der Echtheit einer Urkunde obliegt nach Artikel 14 der Verordnung einem mehrstufigen System. Zunächst sind Informationen zu Merkmalen, welche die Überprüfung der Echtheit einer Urkunde möglich machen, auf dem E-Justizportal für jeden Mitgliedstaat hinterlegt. Weiterhin sind in "IMI" Musterurkunden für die Mitgliedstaaten mit darüber hinausgehenden Informationen zur Überprüfung der Echtheit der Urkunde eingestellt. Sollten trotz dieses Abgleichs weiterhin berechtigte Zweifel an der Echtheit der Urkunde bestehen, so kann sich die Behörde, welcher die Urkunde vorgelegt wird, unmittelbar mit einem Auskunftsersuchen über "IMI" an die ausstellende Behörde oder die benannte Zentralbehörde wenden. Für diese Anfrage wird ein vorgegebenes Stan­dard­formular genutzt, welches keiner Übersetzung bedarf.

BfJ als Zentralbehörde

Gemäß § 1118 ZPO wurde das Bundesamt für Justiz (BfJ) als Zentralbehörde im Sinne von Artikel 15 Absatz 1 EU-ApostillenVO benannt. Eingehende Auskunftsersuchen eines Mitgliedstaats betreffend die Echtheit einer deutschen Urkunde können unmittelbar an die ausstellende deutsche Behörde gerichtet werden oder an das BfJ als Zentralbehörde. Kann das BfJ eine Anfrage nicht selbst beantworten, so leitet es diese an die ausstellende Behörde weiter, die die Anfrage unmittelbar gegenüber der ersuchenden ausländischen Stelle beantwortet. Zur Kommunikation dient das "IMI" System.

Ausgehende Auskunftsersuchen deutscher Behörden sind über "IMI" unmittelbar an die zuständigen Stellen des anderen Mitgliedstaats zu richten.

Die ersuchten Behörden sollen auf Ersuchen innerhalb kürzester Frist antworten, nämlich innerhalb einer Frist von maximal fünf bzw. – wenn das Ersuchen bei der Zentralbehörde eingeht – zehn Arbeitstagen. Wenn diese Fristen nicht eingehalten werden können, sollte zwischen der ersuchten und der ersuchenden Behörde eine Fristverlängerung vereinbart werden.

Informationen über eine Registrierung in "IMI" können zum Beispiel bei den "IMI" Länderkoordinatoren erfragt werden. Die Europäische Kommission unterrichtet mithilfe eines Videos über die Funktionen von IMI.