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Premiere für die E-Akte Bund: Präsident des Bundesamts für Justiz zeichnet ersten Beschaffungsvorgang elektronisch

Ausgabejahr 2019
Datum 11.01.2019

Bonn. Im Bundesamt für Justiz (BfJ) ist der Startschuss für den ersten produktiven Einsatz der E-Akte Bund ge­fallen. Im Rahmen eines Pilotbetriebs werden die IT-Beschaffungsvorgänge der Bonner Bundesoberbehörde jetzt ausschließlich elek­tro­nisch geführt.

In Anwesenheit von Vertretern der an dem Projekt beteiligten Be­hör­den und des Software­her­stellers zeich­ne­te der Präsident des BfJ, Heinz-Josef Friehe, am Ende des durch­lau­fen­en elek­tro­nischen Workflows den ersten Vorgang im Praxisbetrieb, auf dessen Grundlage nun­mehr eine IT-Be­schaf­fung für das Bundes­amt erfolgt.

Die E-Akte Bund gilt als Rückgrat der Digitalisierung in der Bundesverwaltung: Elektronische Akten haben direkte Berührungspunkte, sowohl zu behördenspezifischen Fachverfahren als auch zu an­de­ren zentral bereitgestellten Basis- und Querschnittsdiensten. Darum hat diese Maßnahme auch eine herausragende Bedeutung für die IT-Konsolidierung des Bundes. Das BfJ hat sich von Beginn an in die Entwicklung des zentralen E-Akte-Dienstes eingebracht und sich überdies als Pilotbehörde zur Ver­fügung gestellt. Verantwortlich für das E-Akte-Engage­ment ist die Stabsstelle "Elektronische Ver­waltungsarbeit", die unmittelbar bei der Haus­lei­tung des BfJ angesiedelt ist. Dort laufen auch alle Fä­den der Abstimmung und Kooperation mit den entscheidenden E-Akte Akteuren zusammen – dazu zählen die Arbeitsgruppe Dienste­konsolidierung im Bundesministerium des Innern, für Bau und Hei­mat, das Bundesver­wal­tungs­amt, das Informations­technik­zentrum Bund, das Bundesarchiv sowie der Software­hersteller Fabasoft.

Screenshot E-Akte Bund Die elektronische Akte erleichtert die Verwaltungsarbeit der Bundesbehörden.Die elektronische Akte erleichtert die Verwaltungsarbeit der Bundes­behörden.

Bei den Vorbereitungen zur Pilotierung der E-Akte Bund analysierte das BfJ unter anderem die Schrift­gutverwaltung, den Postverkehr und auch die Ablauforganisation in seinen Fachbe­reichen. Die Ergebnisse dieser Untersuchungen flossen in einem sogenannten Bebauungs­plan für die elek­tro­nische Verwaltungsarbeit zusammen, aus dem insbesondere zu ersehen ist, wann welche Arbeits­ein­heit auf die elektronische Ver­waltungs­arbeit mit der E-Akte Bund umstellt. Auch nach dem erfolg­reichen Pilotstart wird sich das BfJ an der Weiterentwicklung der elektronischen Akte des Bundes be­tei­li­gen. So sind die Integrationsmuster zur Anbindung des Digitalen Zwischenarchivs und des For­mu­lar-Management-Systems des Bundes aus­zuarbeiten. Bereits in den nächsten Monaten kommen die Pilotierungserfahrungen des BfJ vier wei­te­ren Pilotbehörden zugute, darunter mit dem Bundes­ministerium der Justiz und für Verbraucher­schutz auch das "Mutter­haus des BfJ". Im anschließenden Breiten-Rollout werden dann auch alle weiteren Nutzerbehörden davon profitieren.

Drei Fragen an: Martin Reska, Leiter der Projektgruppe "Elektronische Verwaltungsarbeit" im Bundesamt für Justiz (BfJ)

Herr Reska, als Masterpilot für die E-Akte Bund zieht das BfJ derzeit viel Aufmerksamkeit auf sich. Wie kam es überhaupt dazu, dass Ihr Haus zur ersten Pilotbehörde wurde?
Wir haben uns frühzeitig gegen eine eigene dezentrale E-Akte-Initiative entschieden, weil wir von den lang­fristigen Vorzügen einer behördenübergreifenden Lösung überzeugt waren. Das war auch der Grund, warum wir uns aktiv in die Entwicklungsarbeiten eines zentralen Basis- und Querschnitts­dienstes ein­ge­bracht haben – zum Beispiel bei der Erstellung des Lastenheftes oder auch als Mitglied der Be­wertungs­kommission im Zuge des Vergabeverfahrens. Die dort gewonnenen Erkenntnisse flossen bereits seit 2015 in die konzeptionelle Vorbereitung der E-Akte-Einführung in unserem eigenen Hause ein. Aufgrund dieser weit fortgeschrittenen Konzeptionsarbeiten wurden wir schließ­lich als Masterpilot für die E-Akte Bund aus­ge­wählt.

Wie haben Sie als Maßnahmenverantwortlicher den Endspurt bis zum erfolgreichen Pilotstart persönlich erlebt?
Als eine große Gemeinschaftsanstrengung quer durch alle beteiligten Bereiche im BfJ. Egal, ob bei der An­passung hausinterner Regelungen, beim Abschluss der notwendigen Dienstvereinbarung mit dem Per­so­nal­rat oder den notwendigen technischen Vorbereitungen – während der heißen Phase vor dem Start habe ich bei allen Beteiligten ganz deutlich das Bewusstsein gespürt, dass wir mit der E-Akte-Einführung einen echten Meilenstein auf un­se­rem Digitalisierungs­pfad erreichen. Dem gesamten Projektteam ist klar, dass wir damit unsere Rolle als zentraler Dienstleister der Justiz in Deutschland und als Ansprechpartner für den internationalen Rechtsver­kehr künftig noch besser erfüllen können.

Welchen Rat würden Sie anderen Behörden mit auf den Weg geben?
Vor allem, dass sie sich frühzeitig auf den Weg machen und dabei die vorhandenen Unterstützungsangebote in Anspruch nehmen. Er­wähnen möchte ich hier stellvertretend die fundierte Methodenberatung durch das Bundesverwaltungsamt und die technische Be­ra­tung durch das Informationstechnikzentrum Bund sowie die Herstellerfirma Fabasoft. Neben der erwähnten Kooperation über Fach­bereichs­grenzen hinweg hat sich bei uns nicht zuletzt die Projektförderung durch die Behördenleitung und das ganz persönliche En­ga­ge­ment des Präsidenten unseres Bundesamts, Heinz-Josef Friehe, als ein unverzichtbarer Erfolgsfaktor erwiesen.

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